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​“Dá um pulo aqui na minha sala?” Essa tradicional frase do mundo corporativo está se tornando cada vez mais rara em um cenário em que aumenta o número de profissionais que não trabalham mais geograficamente perto de seus chefes.

Alternativas como home office e coworking, praticadas em tempo integral ou em alguns dias da semana, ganharam impulso com o advento das tecnologias de comunicação instantânea.

São arranjos que contemplam os interesses de ambas as partes. Os profissionais ganham flexibilidade e escapam do trânsito, maior ladrão de tempo nas grandes cidades. E as empresas, além de viabilizar mais qualidade de vida aos colaboradores, reduzem os custos com estrutura física.

Cada caso é um caso

De acordo com a pesquisa State of The American Workplace, do Instituto Gallup, a proporção de profissionais nos Estados Unidos que trabalham remotamente, em tempo integral ou parcial, subiu de 39% para 43% em quatro anos.

Não é fácil, contudo, manter o foco quando não há a presença física do chefe. Nessa situação, multiplicam-se os fatores potenciais de dispersão.

Por isso é importante, para o gestor, entender como seria a estrutura de um dia ideal de trabalho para cada subordinado, considerando compromissos e circunstâncias da vida pessoal. Quanto mais a realidade se aproximar desse cenário, menores serão as chances de enfrentar problemas com esse profissional.

A customização também deve levar em conta características individuais. Há os organizados e os caóticos, os introvertidos e os extrovertidos, os que lidam melhor com uma tarefa por vez e os que preferem avançar em várias missões simultaneamente.

A solidão pesa

A pesquisa identificou que a necessidade mais básica de quem atua geograficamente distante do chefe é a definição clara de expectativas em relação ao seu trabalho. E a maior dificuldade é o isolamento, uma vez que se perde o convívio com os colegas.

Por isso é importante não cortar totalmente os contatos pessoais. De acordo com o Gallup, o maior índice de engajamento (41%) ocorre na faixa dos profissionais que passam entre 60% e 80% do tempo trabalhando remotamente.

Já a taxa média de engajamento daqueles que ficam o tempo todo trabalhando a distância é de 30% – curiosamente, exatamente a mesma daqueles que ficam o tempo todo no escritório.

Isso quer dizer que o engajamento tende a aumentar quando há um arranjo para que o profissional trabalhe a distância, desde que não abandone completamente as idas ao escritório para manter contato pessoal com gerentes e colegas de trabalho.

Ter rotina é importante

O olho-no-olho continua sendo muito importante, concorda Wendell Toledo, 40 anos, CEO da startup Artluv, marketplace voltado a conectar artistas e amantes da arte. Ele está vivendo a experiência de gerir uma equipe a distância, atualmente composta por sete pessoas.

Trata-se do segundo negócio de Toledo, desenvolvido em paralelo a uma empresa totalmente física, especializada em iluminação de grandes estruturas, com 150 funcionários.

As reuniões presenciais têm sido feitas a cada 15 dias. Quem eventualmente não está em São Paulo participa por videoconferência. “É uma ocasião importante para reforçar os laços e alinhar a estratégia”, descreve Toledo.

No dia a dia, ele segue uma rotina diária com a equipe. Por volta das 8h, envia uma relação das atividades esperadas para cada um. No meio do expediente, faz um follow-up de como o trabalho está evoluindo.

“Espero que as pessoas cumpram uma jornada de trabalho em horários mais ou menos regulares, mas não me preocupo com as minúcias do uso do tempo. Cada um controla o seu banco de horas”, ele descreve.

No momento de contratar para a Artluv, Toledo costuma dar preferência a quem já tem experiência com home office. “O baque da mudança para quem só tem experiência presencial pode ser grande”, avalia.

A tecnologia ajuda

Se já é complicada a relação com profissionais que, embora distantes, permanecem o dia todo em um mesmo lugar – geralmente à frente de um computador –, é pior ainda com aqueles que estão em constante movimento.

A desenvolvedora Simova identificou essa demanda há 15 anos, quando lançou os primeiros sistemas de apontamento eletrônico, voltados ao controle de trabalhadores em campo.

Numa equipe de construção civil, por exemplo, o encarregado usa um smartphone para informar ao sistema o que cada trabalhador está fazendo, sempre que possível especificando numericamente o resultado da produção individual ao final do expediente.

Também são informadas eventuais faltas e se há trabalhadores parados, e por que motivo – é comum que a falta de material interrompa o fluxo esperado das obras.

Todas essas informações, processadas no conjunto das diversas equipes, permitem aos gestores agir em tempo real para corrigir problemas e evitar danos à produtividade.

Além disso, o sistema fornece dados de desempenho individual e por equipe – que podem ser comparados e, assim, ajudam a definir estratégias de treinamento e de reconhecimento por performance acima da média.

Big Brother corporativo

No caso de profissionais que precisam circular – para visitar propriedades rurais, por exemplo –, o sistema permite acompanhar o trajeto por geolocalização e o tempo que o funcionário permanece em cada lugar.

“São informações úteis tanto à gestão geral do negócio quanto à avaliação do desempenho individual”, ressalta o diretor de inovação da Simova, Fábio Calegari.

Ele assegura que o sistema, já adquirido por mais de 200 empresas, propicia um patamar mínimo de 10% no ganho de produtividade. “Em alguns casos, de empresas que estavam mais bagunçadas, já chegou a 30%.”

Calegari diz que eventualmente toma conhecimento de reclamações de quem considera esse tipo de controle uma afronta à privacidade e à liberdade. “Chegam a chamar de ‘big brother’”, ele conta. “Mas quem trabalha direito fica feliz quando a empresa adota o nosso ecossistema, porque é a chance de se diferenciar daqueles que fazem corpo mole e no final do mês recebem o mesmo salário.”

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